Vi söker en Kontorsansvarig!

Om tjänsten

Vi söker nu en Kontorsansvarig till vår kund, ett investmentbolag med huvudkontor i Stockholm. I rollen får du det övergripande ansvaret för kontorets drift och trivsel. Din insats är central för att skapa en välfungerande arbetsmiljö och en hög servicenivå för partners, medarbetare och besökare.

Som Kontorsansvarig har du en nyckelroll i den dagliga verksamheten. Du ser till att kontoret håller hög standard, att möten genomförs smidigt och att alla medarbetare får det stöd de behöver för att kunna fokusera på sina arbetsuppgifter.

Vi söker dig som har ett genuint sinne för service, är professionell i ditt bemötande och har förmågan att navigera i en miljö med höga krav på kvalitet och professionalism. Rollen kräver struktur, noggrannhet och ett proaktivt arbetssätt för att säkerställa att kontoret fungerar effektivt och att kollegorna får bästa möjliga stöd i vardagen.

Arbetsuppgifter

Detta är en bred och varierad roll där ingen dag är den andra lik. Dina arbetsuppgifter kommer att inkludera, men är inte begränsade till:

• Ansvara för att kontoret alltid är representativt, välskött och inbjudande
• Förbereda, bistå vid och städa undan efter möten
• Bidra med service och stöd för att underlätta arbetet för partners och kollegor
• Koordinera och följa upp leverantörskontakter (exempelvis städning, kontorsmaterial och teknik)
• Hjälpa till med praktiska detaljer i vardagen (t.ex. utskrifter, kopiering, logistik)
• Sköta kontorets underhåll (t.ex. byta lampor, hålla ordning på sladdar, fylla på maskiner och montera enklare utrustning)
• Ansvara för IT-relaterade frågor och system

Vi söker dig som

• Har en gymnasieexamen (eftergymnasial utbildning är meriterande).
• Har tidigare erfarenhet av service- eller administrativt arbete.
• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift . Finska är meriterande.
• Har B-körkort
• Har god kommunikationsförmåga och en representativ framtoning.
• Har ett öga för detaljer, ett gott omdöme och förmågan att alltid ligga steget före

Vi söker dig som är en självklar serviceperson – lösningsorienterad, prestigelös, noggrann och med hög integritet. Du trivs i en roll där du tar stort eget ansvar, ser vad som behöver göras och agerar därefter. Med ditt sinne för ordning och förmåga att strukturera och organisera ser du till att kontoret fungerar smidigt. Du är en naturlig ”fixare” som hanterar både små och stora uppgifter med samma engagemang – alltid med målet att skapa en enkel och välfungerande vardag för dina kollegor. Du förstår värdet av att bidra i det lilla för att helheten ska fungera och har ett professionellt förhållningssätt i alla situationer.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Hjälpsam
• Stresstolerant
• Ordningsam
• Ansvarstagande

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.