Verktyg för onboarding på distans

Numera är det allt vanligare att utföra onboarding av nya medarbetare på distans. En utmanande, men ack så viktig uppgift för dig som chef. Utan den fysiska sociala interaktionen är det ännu viktigare att få en ny medarbetare att känna sig trygg, välkommen och förberedd inför de första dagarna på sitt nya jobbet. Geografiskt avstånd eller yttre omständigheter som påverkar möjligheterna till fysisk onboarding behöver inte vara ett hinder. Med rätt verktyg och tankesätt kan en onboarding på distans vara precis lika effektiv. Låt oss vägleda dig!

Tips och trix för onboarding på distans

En bra introduktion har visat sig öka en medarbetares engagemang. Den hjälper också till att skapa tydliga förväntningar och säkerställa att den nya medarbetaren får de verktyg och den information hen behöver för att lyckas i sin nya roll. Att göra allt detta på distans kräver lite mer kreativitet – men kom ihåg att det första intrycket varar!

Här följer några do’s and don´ts för en onboarding på distans, en checklista och ett introduktionsprogram som kan spara dig både tid och tankeverksamhet.

Do:

…förbered! Onboarding av en ny medarbetare kräver en del förberedelser. Använd tiden smart och tänk ut vilken information du kan skicka till medarbetaren i förväg, innan första arbetsdagen. Dra fördel av det faktum att en medarbetare som just har skrivit på ett kontrakt för ett nytt jobb är ivrig att ta del av information, all slags information. För att skapa en god grund för medarbetarens första dag är det fördelaktigt att i förhand skicka information om er som arbetsgivare, som exempelvis era policys och er uppförandekod.

…kommunicera! Distansarbete kan ibland vara synonymt med mindre kontakt och kommunikation mellan medarbetare. När ni arbetar på distans är det av extra stor vikt att informera befintliga medarbetare om nya medarbetare. Inte bara det att förändringar inom teamet i allmänhet är viktiga att kommunicera, det ger också teamet rätt förutsättningar att få den nya medarbetaren att känna sig välkommen.

…vara närvarande! Att vara närvarande kan vara en verklig utmaning när man utför onboarding på distans. Men att skapa en känsla av närvaro är något du som chef bör sträva efter att uppnå genom att visa din nya medarbetare att du är tillgänglig om och när det behövs. Skapa forum som möjliggör för regelbundna enskilda konversationer och markera tider i din kalender när du är tillgänglig för samtal etc. Regelbundna interaktioner hjälper dig också att bättre förstå hur din nya medarbetare mår, vilka utmaningar hen har och ser framåt i rollen, men också att säkerställa att medarbetarens utvecklíng går i rätt riktning.

Checklista för onboarding på distans

Vi har satt ihop en checklista för dig som ska onboarda en medarbetare på distans. Med den säkerställer du att du inte glömmer bort att exempelvis beställa en dator eller e-postadress till din nya medarbetare – utan ger din nya medarbetare den bästa möjliga starten.

Checklistan finns även på engelska. Ladda ner den engelska versionen här.

Ladda ner checklista för onboarding på distans (SV)

Mall för introduktionsprogram

Vi har också skapat en mall för att stötta dig när du sätter ihop ett introduktionsprogram för din nya medarbetare.

Anpassa programmet och presentera det för din nya medarbetare som vägledning i samband med inträdet i den nya rollen.

Ladda ner introduktionsprogrammet (ENG)

Don't:

...hoppa över saker eftersom onboardingen görs på distans. Försök att i största möjliga mån efterlikna en "vanlig" arbetsvecka. Brist på fysisk interaktion bör inte vara anledning att hoppa över eller skjuta upp viktiga steg i en onboarding. Det mesta är möjligt att utföra även på distans, men på ett annat sätt. Till exempel: interagera genom att dela både skärm och ljud i möten. Kom ihåg att den nya medarbetaren ofta uppskattar gesten att ni gör justeringar för att underlätta samarbetet och arbetet på distans.

...glöm den sociala biten. Sociala interaktioner kan ha betydande effekter på medarbetarnas välbefinnande på jobbet. Att inte kunna delta i fysiska möten eller umgås över en kaffe vid kaffemaskinen kan ha negativ effekt på medarbetarnas välbefinnande och förståelse för företagskulturen. Men än en gång, det finns lösningar! Att spendera tid tillsammans digitalt kan göra underverk och upprätthålla de sociala interaktionerna. Organisera gemensamma samarbetsstunder, kaffepauser eller digitala sammankomster efter arbetsdagens slut, där medarbetarna delar skärm, har sina kameror på och delar lärdomar eller helt enkelt bara har en trevlig pratstund.

...glöm bort att ge dig själv tid. Onboarding på distans tar ofta mer tid än en onboarding som görs på arbetsplatsen. Ge dig därför tid att komma igång och ha lite extra tålamod under processens gång. Se också till att involvera andra medarbetare i onboarding-processen. Kom ihäg att alla inblandade parter troligtvis har full förståelse för att vissa saker kanske inte går lika smidigt som du hade tänkt när det görs för första gången.

Kom också ihåg att vi på Academic Work finns här för att hjälpa dig på alla sätt vi kan med din onboarding på distans!

Tipsa en vän!