Do:
…förbered! Onboarding av en ny medarbetare kräver en del förberedelser. Använd tiden smart och tänk ut vilken information du kan skicka till medarbetaren i förväg, innan första arbetsdagen. Dra fördel av det faktum att en medarbetare som just har skrivit på ett kontrakt för ett nytt jobb är ivrig att ta del av information, all slags information. För att skapa en god grund för medarbetarens första dag är det fördelaktigt att i förhand skicka information om er som arbetsgivare, som exempelvis era policys och er uppförandekod.
…kommunicera! Distansarbete kan ibland vara synonymt med mindre kontakt och kommunikation mellan medarbetare. När ni arbetar på distans är det av extra stor vikt att informera befintliga medarbetare om nya medarbetare. Inte bara det att förändringar inom teamet i allmänhet är viktiga att kommunicera, det ger också teamet rätt förutsättningar att få den nya medarbetaren att känna sig välkommen.
…vara närvarande! Att vara närvarande kan vara en verklig utmaning när man utför onboarding på distans. Men att skapa en känsla av närvaro är något du som chef bör sträva efter att uppnå genom att visa din nya medarbetare att du är tillgänglig om och när det behövs. Skapa forum som möjliggör för regelbundna enskilda konversationer och markera tider i din kalender när du är tillgänglig för samtal etc. Regelbundna interaktioner hjälper dig också att bättre förstå hur din nya medarbetare mår, vilka utmaningar hen har och ser framåt i rollen, men också att säkerställa att medarbetarens utvecklíng går i rätt riktning.
Don't:
...hoppa över saker eftersom onboardingen görs på distans. Försök att i största möjliga mån efterlikna en "vanlig" arbetsvecka. Brist på fysisk interaktion bör inte vara anledning att hoppa över eller skjuta upp viktiga steg i en onboarding. Det mesta är möjligt att utföra även på distans, men på ett annat sätt. Till exempel: interagera genom att dela både skärm och ljud i möten. Kom ihåg att den nya medarbetaren ofta uppskattar gesten att ni gör justeringar för att underlätta samarbetet och arbetet på distans.
...glöm den sociala biten. Sociala interaktioner kan ha betydande effekter på medarbetarnas välbefinnande på jobbet. Att inte kunna delta i fysiska möten eller umgås över en kaffe vid kaffemaskinen kan ha negativ effekt på medarbetarnas välbefinnande och förståelse för företagskulturen. Men än en gång, det finns lösningar! Att spendera tid tillsammans digitalt kan göra underverk och upprätthålla de sociala interaktionerna. Organisera gemensamma samarbetsstunder, kaffepauser eller digitala sammankomster efter arbetsdagens slut, där medarbetarna delar skärm, har sina kameror på och delar lärdomar eller helt enkelt bara har en trevlig pratstund.
...glöm bort att ge dig själv tid. Onboarding på distans tar ofta mer tid än en onboarding som görs på arbetsplatsen. Ge dig därför tid att komma igång och ha lite extra tålamod under processens gång. Se också till att involvera andra medarbetare i onboarding-processen. Kom ihäg att alla inblandade parter troligtvis har full förståelse för att vissa saker kanske inte går lika smidigt som du hade tänkt när det görs för första gången.
Kom också ihåg att vi på Academic Work finns här för att hjälpa dig på alla sätt vi kan med din onboarding på distans!
