Outlook, Teams, Slack, Zoom. Det finns en mängd olika plattformar för att kommunicera med chefer, kollegor och kunder. Men finns det speciella regler när det gäller den här typen av kommunikation? Vi guidar dig genom några viktiga principer för hur du kommunicerar effektivt – och minskar risken för misstag.

Är det okej att använda smileys när du chattar med din chef? Får du skämta när du kommunicerar med kunder och kollegor? Kan du mejla alla på kontoret för att dela din glädje över att en medarbetare fyller år? Och när det kommer till tålamod och att vänta på svar – är det okej att skriva till en kollega du inte känner väl i en kanal du inte ens är säker på att denne använder?

Så många frågor, så många situationer. Men hur ska du gå tillväga? Det korta svaret är att det beror på. För bara fem till tio år sedan var svaret betydligt enklare. ”Gör alltid så här när du mailar din chef, gör aldrig så här” och så vidare. Idag ökar utbudet av digitala kanaler och kommunikationssätt för varje dag – alla med olika funktioner och logik. Det har med andra ord blivit rätt rörigt.

Istället för att lista olika kommunikationsregler som är utdaterade imorgon ger vi dig fyra viktiga tips, som hjälper dig hålla dig på rätt spår i kommunikationsdjungeln.

Förstå företagskulturen

Om du vill förstå kommunikationen på ett företag måste du förstå själva företagskulturen. Ett företags kultur och arbetsgivarvarumärke innefattas också av kommunikationsregler, även om det inte alltid är uppenbart. Ett startup-företag inom IT har troligtvis en helt annan kommunikationskultur än en bank eller mäklarfirma. Och det innebär att vett och etikett för god kommunikation helt enkelt ser olika ut på olika arbetsplatser.

Låt oss ta ett exempel: På ett formellt företag är det troligtvis inte en bra idé att klampa in på chefens kontor utan att ha bokat ett möte. På en annan typ av företag kan den här typen av improviserad kommunikation välkomnas och till och med belönas.

Anpassa kommunikationen

Se alltid till att förstå och anpassa kommunikationen beroende på hur det ser ut på just din arbetsplats. Vad det faktiskt innebär varierar beroende på var du befinner dig.

Om du är ny konsult på ett företag är det troligt att du inte har hunnit lära dig de kulturella koderna än. Se därför till att ställa frågor och skapa en tydligare bild av företagskulturen under din onboardingprocess. Vilka riktlinjer kring kommunikation och varumärke har arbetsgivaren? Vilka formella och informella regler bör du vara medveten om, när det gäller hierarki, integritet och öppenhet?
Om du har jobbat på företaget under en längre tid har du inte bara lärt dig vilka kommunikationsregler som gäller – du har också möjlighet att göra en positiv inverkan. Sitter du på insikter och erfarenheter som kan förbättra sättet som du, ditt team och företaget i stort kommunicerar på? Tycker du att informell kommunikation via Teams eller Slack är mer effektivt än att kommunicera via email? Eller anser du tvärtom att dessa verktyg gör kommunikationen mindre effektiv och tydlig? Agera och föreslå en lämplig lösning. Glöm inte att din åsikt är viktig!
Om du befinner dig någonstans däremellan är ett bra tips att ställa frågor. Genom att tala med din chef och dina kollegor och få en gedigen förståelse för kundupplevelsen, kan du anpassa dig snabbare och bli en viktig person för företaget.

Mikrofeedback

Young professionals tycker om att ställa frågor. Det är en viktig egenskap och även ett sätta att växa och utvecklas. Mikrofeedback är ett populärt paraplybegrepp, som innebär att återkoppling ska vara en del av den vardagliga kulturen på ett företag. Om det ”gamla” sättet var att spara all feedback till det årliga utvecklingssamtalet, handlar det nya sättet om att göra feedback till en kontinuerlig och organisk process. Här kommer några tips på hur du ger feedback på rätt sätt:

Feedback ska syfta till att utveckla, inte till att vinna en diskussion.
Feedback bör baseras på fakta, inte åsikter.
Feedback ska komma från rätt person, inte från en mellanhand.
Feedback bör ges så snart som möjligt, i ett stressfritt och konstruktivt sammanhang.

Konsten att ge, ta emot och be om feedback är en ömsesidig process. Det är din chefs uppgift att vara ärlig om hur du presterar, vilka som är dina styrkor och svagheter, samt din potential att utvecklas. Omvänt är det ditt jobb att informera din chef om hur du ser på saker, vad du tycker om din arbetsbelastning och utvecklingsplan, och inte minst vad som är viktigt för att du ska må bra på arbetsplatsen.

Mikrofeedback är ingen magisk formel, snarare ett fantastiskt bra verktyg för att skapa öppenhet och ömsesidigt förtroende.

När det blir hett om öronen

Det kanske inte händer idag, imorgon eller nästa vecka. Men en vacker dag är det möjligt att du råkar skicka ett meddelande till alla på kontoret, som signalerar någonting HELT annat om dig själv, dina medarbetare eller din arbetsgivare än vad du tänkt dig. Praxis inom kriskommunikation säger samma sak: Äg ditt misstag. Var öppen och tydlig, och be uttryckligen om ursäkt om du har sårat någons känslor eller orsakat skada på något sätt - oavsett vad det gäller.

Goda nyheter: Det är här företagskultur och feedback kommer in i bilden. Om ni har en bra kommunikations- och feedback-kultur kommer det inte kännas lika svårt att kontakta din chef och förklara vad som precis har hänt. Ni kommunicerar redan kontinuerligt om både större och mindre saker, så det här blir bara ytterligare en sak att klara av tillsammans. Och glöm inte att du aldrig är ensam, även om det kan kännas så just då. Värsta tänkbara scenario är om du INTE förstår din företagskultur och INTE har en öppen och organisk dialog med din chef – det kan verkligen innebära trubbel.

Läs därför igenom det här en gång extra. Du och din chef kommer att tacka oss senare!

I karriären

Så får du lönen att räcka längre

Vad gör en Account Manager?

Byta jobb eller stanna?