Kontorsassistent med helhetsansvar

Om tjänsten

Nu söker vi för vår kunds räkning en Kontorsassistent, där du kommer att ha ett tydligt helhetsansvar. Du säkerställer att kontoret fungerar smidigt, att helhetsintrycket håller högsta nivå och att verksamheten får det stöd som krävs för att kunna fokusera fullt ut på sitt arbete.

För att lyckas kombinerar du ett starkt servicetänk med struktur och handlingskraft. Du arbetar proaktivt i en miljö med höga krav och ser till att det som behöver göras faktiskt blir gjort. Rollen passar dig som vill ta nästa steg och utvecklas i en operativ roll med möjlighet att växa.

Arbetsuppgifter

Rollen är bred och operativ, där du ansvarar för att kontoret fungerar smidigt i sin helhet. Dina arbetsuppgifter inkluderar bland annat att:

• Säkerställa att kontoret alltid är representativt, välskött och inbjudande
• Förbereda, bistå vid och följa upp möten, inklusive iordningställande och återställning av mötesrum
• Ge kvalificerad service och praktiskt stöd till partners och kollegor i det dagliga arbetet
• Koordinera och följa upp leverantörer samt säkerställa att leveranser håller överenskommen standard (exempelvis städning, kontorsmaterial och teknik)
• Hantera praktiska moment i vardagen såsom logistik, utskrifter och organisering
• Ansvara för enklare underhåll och löpande åtgärder på kontoret (t.ex. byta lampor, organisera kablage, fylla på maskiner och montera enklare utrustning)
• Hantera IT-relaterade frågor och säkerställa att tekniken fungerar när den behövs

Vi söker dig som

• Har gymnasieutbildning (eftergymnasial utbildning är meriterande).
• Har erfarenhet av service- eller administrativt arbete.
• Har B-körkort.
• Är flytande i svenska och engelska i tal och skrift.
• Har god kommunikationsförmåga och professionell framtoning.
• Har ett öga för detaljer och förmåga att arbeta strukturerat.

Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av en kontorsnära roll t.ex. som Kontorsassistent, Receptionist eller liknande.

Om dig

Vi värdesätter personliga egenskaper och rätt inställning till arbetet högt och söker dig med genuint engagemang, stark arbetsmoral och ett naturligt ansvarstagande.

Du är en självklar serviceperson, prestigelös, noggrann och med hög integritet. Du tar ägarskap över din roll, ser vad som behöver göras och agerar direkt, oavsett uppgiftens storlek. I en praktisk och operativ miljö får du saker att hända och rycker in när något behöver lösas.

Du är trygg och professionell i ditt bemötande, representativ i din framtoning och naturlig i rollen som ansiktet utåt. Kollegor och gäster upplever dig som tillgänglig, pålitlig och som den självklara kontaktpunkten på kontoret. Du prioriterar med gott omdöme och sätter alltid verksamhetens behov först.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.