Office Manager till mindre kontor i Stockholm

Om tjänsten

Företaget är ett investmentbolag som investerar i hela Norden. Det är idag 16 personer som arbetar på kontoret i Stockholm. Företaget har en professionell och måldriven kultur samtidigt som det är en prestigelös arbetsplats med högt i tak. För att fortsätta utvecklas och säkerställa ett smidigt arbetsflöde söker de nu en Office Manager på ett års vikariat som vill vara med och bidra till företagets fortsatta utveckling.

Som Office Manager blir du en viktig del i verksamheten och ansvarar för att hålla ordning och struktur i administrationen. Du arbetar nära kollegor på olika nivåer och får inblick i hela kontorets vardag – från hantering av löner, rapporter och leverantörsavtal till stöd vid HR-frågor, fakturahantering och planering av interna och externa event. Rollen är varierande och ger dig möjlighet att utveckla både din organisatoriska förmåga och ditt administrativa kunnande, samtidigt som du bidrar till att skapa en strukturerad och effektiv arbetsmiljö.

Arbetsuppgifter

• Hantera löner, försäkringar/pension och leverantörsavtal, bistå med hjälp vid framtagande av årsredovisningar och kvartalsrapporter
• Stöd vid planering av interna och externa event, konferenser och möten
• Hantering utav inkommande fakturor och relaterad administration
• Arkivering av dokument
• Stötta kollegor inom HR-frågor

Vi söker dig som

• Har en avslutad gymnasieutbildning
• Har tidigare arbetslivserfarenhet inom service, gärna i en administrativ roll
• Är van att hantera flera uppgifter samtidigt
• Är flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift
• Har kunskaper i Office-paketet

Det är meriterande om du har:

• Arbetat i en liknande Office Manager roll tidigare

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Vi ser att du är en strukturerad och ordningsam person som klarar av att hålla fokus även när tempot är högt. Du är stresstålig och har lätt för att kommunicera, samtidigt som du är serviceinriktad och lyhörd för andras behov. Du tar ansvar för dina uppgifter och arbetar prestigelöst, vilket gör att du trivs både självständigt och i samarbete med andra. Dessutom ser vi att du är bekväm med siffror och kan hantera både analytiska och praktiska uppgifter på ett effektivt sätt.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.