Hur formulerar man krav i en rekrytering?

Tänk dig följande scenario:

Du är chef, någon i ditt team har precis slutat och du har fått godkänt att anställa en ersättare. Så du tar ett möte med rekryteraren och använder den tre år gamla kravprofilen som användes för att anställa personen som just slutade.

Eftersom det här är en senior roll sätter du följande krav:

• Fem års erfarenhet från en motsvarande roll (rekryteraren föreslog två år, men du vill vara på den säkra sidan).
• Minst en kandidatexamen, såklart. Det är standard, så du ägnar det inte ens en tanke. Om personen dessutom kommer från Universitet XYZ är det ännu bättre, eftersom många på kontoret har studerat där. Du inkluderar inte detta i jobbannonsen, men du nämner det för rekryteraren ändå.
• Har en bakgrund inom samma bransch. Personen ska ju trots allt vara senior, så du har inte tid att lära en nykomling hur branschen fungerar.

Sedan drar rekryteringen igång och…

Rekryteraren har svårt att hitta tillräckligt med intresserade kandidater som uppfyller de kombinerade kriterierna för antal års erfarenhet, examen från specifika universitet och rätt bransch. Du hinner tänka att rekryteraren nog inte är särskilt duktig på sitt jobb, ända tills du får se data över talangpoolens faktiska storlek och beteende för just den här rollen.

Du går med på att vara lite mer flexibel och det slutar med att ni anställer en person med ”bara” tre års erfarenhet i en liknande roll, från ett universitet du inte känner till och som kommer från en liknande bransch, men inte exakt samma.

Det går sex månader och den nyanställda presterar helt okej. Inte dåligt, men inte heller fantastiskt. Du kommer på dig själv med att tänka: ”Om den här personen bara hade de där extra två årens erfarenhet som jag ville ha; eller om hen bara var från universitet XYZ, eller kom direkt från branschen… då hade prestationen varit fantastisk.”

Men hade den verkligen det?

Det är då du kommer att tänka på personen som hade rollen innan och slutade…

• Den personen blev internt befordrad till den här rollen, med noll års erfarenhet av en motsvarande tjänst.
• …saknade kandidatexamen och hade bara en gymnasieexamen.
• …hade noll branscherfarenhet innan personen började hos er.

Och ändå levererade den personen på topp och slutade först efter tre år i rollen eftersom utvecklingen och den personliga tillväxtresan inte var tydlig. Det är nu du börjar inse att de krav du ställde kanske inte var de mest relevanta.

Data framför antaganden

Många av oss skulle tycka att den här situationen är ganska uppenbar. Vi tänker kanske: ”Jag skulle aldrig ställa så föråldrade krav”, eller ”I och med att jag har anställt en hel del människor och de flesta har presterat bra, vet jag att jag har en bra magkänsla för att hitta rätt talang.”

Men sanningen är att vi alla påverkas av antaganden, fördomar och subjektivitet. Det är lätt för även det bästa omdömet att grumlas, så vad kan vi egentligen luta oss mot?

På Academic Work baseras vår rekryteringsmetodik på evidens. Vi korrelerar data gällande arbetsprestation med data på krav från tusentals rekryteringar för att kunna identifiera vilka krav som faktiskt bäst förutsäger arbetsprestation för specifika roller och sammanhang. Det som är ett utmärkt krav för en viss roll kan vara helt irrelevant för en annan. Istället för att förlita oss på gissningar och antaganden använder vi denna data för att vägleda våra kunder.

Många års forskning

Inom arbets- och organisationspsykologi har man länge studerat frågan om vilka faktorer som faktiskt kan förutse arbetsprestation under en rekryteringsprocess, och idag finns det mycket tydliga indikatorer:

Generellt sett är de tre främsta prediktorerna:

• Kognitiv förmåga: Påverkar hur snabbt någon lär sig, deras förmåga att bearbeta och använda information korrekt, dra slutsatser och upptäcka mönster.
• Personlighetsdrag: Påverkar hur någon beter sig i vissa situationer, hur de interagerar med andra, hur ansvarsfulla de är och hur stresståliga de är under press.
• Kunskap: Personens färdigheter och ämnesexpertis inom ett visst område.

Tillsammans står dessa tre faktorer för runt 75 % av den individrelaterade variansen i arbetsprestation och därför är det också dessa krav vi fokuserar mest på. Det betyder inte att faktorer som antal års erfarenhet eller utbildningsnivå saknar betydelse, men generellt sett har de betydligt mindre inverkan.

Kommer du ihåg stjärnkollegan som lämnade rollen i vårt exempel i början?

• Hen behövde inte flera års erfarenhet av en motsvarande tjänst eftersom hen hade rätt kritiska färdigheter som var överförbara från tidigare roller.
• Bristen på en kandidatexamen spelade ingen roll, för utöver de rätta kritiska färdigheterna tog hen till sig ny kunskap snabbt tack vare sin kognitiva nivå och sina personlighetsdrag.
• Samma sak gällde branscherfarenheten: förmågan att lära, anpassa sig, bygga relationer och vinna förtroende gjorde en mycket större skillnad.

Att välja rätt krav

I den föregående artikeln i den här serien (Hur definierar man framgångsrik prestation för en nyanställd?) introducerade vi metoden Critical Incident Technique (CIT) som används vid jobbanalys, där vi fokuserade på de tre första frågorna: att definiera rollens syfte, uppgifter och beteenden.

Dessa ligger till grund för att fastställa de två första kraven: kognitiv förmåga och personlighetsdrag – det som ofta kallas för egenskaper eller potential.

• Kognitiv förmåga: Nivån väljs utifrån rollens komplexitet – såsom arbetstempo, mandat, antal intressenter, graden av handledning samt behovet av lärande och adaptiv problemlösning.
• Personlighetsdrag: Väljs baserat på de beteenden som krävs i rollen och sammanhanget, och anpassas till den standardiserade femfaktormodellen.

Tillsammans lägger dessa två krav rätt fundament för att säkerställa att kandidaten har rätt potential för att anpassa sig och trivas i rollens specifika kontext.

Därefter fokuserar vi på de sista frågorna inom CIT: 4. Färdigheter: Vilka egenskaper och färdigheter behövs för att kunna utföra dessa beteenden? (Här skiljer vi på vad som är ett krav kontra vad som är meriterande) . 5. Kompetensnivå: Vilken nivå av färdighet krävs för dessa specifika färdigheter?

Med hjälp av dessa två frågor kartlägger vi kunskapskraven, med extra betoning på tillämpade färdigheter – både hårda (funktionsspecifika) och mjuka (interpersonella). Ju mer specifika vi kan vara desto bättre, eftersom det gör det möjligt att utvärdera konkreta beteenden. Istället för det breda begreppet ”nyförsäljning” fokuserar vi exempelvis på ”prospektering”, ”kalla samtal”, ”kvalificering” eller ”pitching”.

Grunden för att kvantifiera beteende

Att välja rätt krav är hörnstenen i hela rekryteringsprocessen. Genom att veta exakt vilka egenskaper och färdigheter som är prioriterade kan vi hålla rätt fokus i jobbannonsen och kandidatattraktionen, välja rätt bedömningsverktyg, sätta tydliga beteenderubriker och vikta kraven rätt i den slutgiltiga poängsättningen.

Alla dessa delar ligger till grund för kandidaternas poäng inom de olika kraven. När denna data aggregeras över tusentals kandidater kan vi bygga de prediktiva modeller som vägleder oss i att förstå vilka krav som bäst förutsäger arbetsprestation för en specifik roll och ett specifikt sammanhang. Som vi har nämnt tidigare kännetecknas evidensbaserad rekrytering (EBR) av en stängd feedback-loop, och rollkraven är de grundläggande byggstenarna för detta.

Vill du lära dig mer om grunderna i EBR? Läs gärna våra första artiklar i serien: Vad är egentligen evidensbaserad rekrytering? Om du vill fördjupa dig i punkten om vår stängda feedback-loop kan du läsa vår senaste artikel som fokuserar helt på att validera prestation.

Arbetsgivare • 16 min läsning

Vad är egentligen evidensbaserad rekrytering?

Arbetsgivare • 13 min läsning

Hur definierar man framgångsrik prestation för en nyanställd?

Och som alltid: Om du vill ha vägledning i att välja rätt kritiska krav för dina rekryteringar, tveka inte att höra av dig till oss på Academic Work.