Administrativ assistent till svenskt modebolag

Om tjänsten

Vår kund är ett svenskt internationellt modebolag med huvudkontor i centrala Stockholm. Nu söker vi en administrativ assistent till en ny roll som kommer att formas tillsammans med teamet och cheferna. Du kommer att vara ett viktigt stöd för cirka 10–15 chefer med både praktiska och administrativa uppgifter. Rollen är bred och varierande – ena dagen bokar du resor, hanterar fakturor och uppdaterar tidrapporter, nästa dag hjälper du till att ordna fika eller koordinera ett blomsterarrangemang inför ett event. Här får du chansen att vara spindeln i nätet, bidra med struktur och energi, och skapa förutsättningar för att cheferna ska kunna fokusera på sitt ledarskap. Teamet du blir en del av är varmt, prestigelöst och samarbetande – här stöttar man varandra och har roligt på vägen.

Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifterna innefattar bland annat att:

• Ge administrativt stöd till 10–15 chefer inom två avdelningar.
• Hantera fakturor, utlägg och tidrapportering i ServiceNow och HRM-system.
• Boka resor, hotell och möten.
• Säkerställa ordning och struktur i lokaler och gemensamma ytor.
• Lägga till nya medarbetare i mailgrupper och stötta vid onboarding.
• Hjälpa till med sociala aktiviteter som fika, födelsedagsfiranden och teamaktiviteter.

Vi söker dig som

• Har viss erfarenhet av administrativt arbete, gärna från kontorsmiljö eller som assistent/office manager/liknande. Det viktigaste är att du har rätt inställning, driv och servicekänsla.
• Är strukturerad, pålitlig och van vid att hantera flera parallella uppgifter.
• Är självgående, tar initiativ och har en trygghet i att kommunicera och samarbeta med både högt uppsatta chefer och kollegor.
• Kommunicerar obehindrat på engelska (svenska är meriterande).

Vi tror att du är en person med energi, positiv inställning och “can do”-attityd. Du trivs när det är mycket på gång, har lätt för att skapa förtroende och gillar att få saker att hända. Det är meriterande om du har erfarenhet av att stötta chefer i arbetet.

Övrig information

• Start: Så snart som möjligt (gärna november).
• Omfattning: Heltid.
• Uppdragslängd: 6 månader, med chans till förlängning.
• Placering: Centrala Stockholm. Hybridarbete 1 dag/vecka.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.