Office & Workplace Coordinator på deltid till Nordberg Medical

Om tjänsten

Nordberg Medical är ett snabbväxande företag inom medicinsk estetik och regenerativ medicin. Företaget grundades för 2,5 år sedan och har redan vuxit till över 180 anställda i 20 länder. Nu kliver de in i en extremt expansiv fas efter grönt ljus för sin produktlansering.

I denna roll kliver du in på Nordberg Medicals kontor i fina Waterfront Building vid Stockholms central. Då bolaget växer kraftigt finns ett tydligt behov av en dedikerad person som tar ägarskap över kontorsmiljön och medarbetarupplevelsen. Du stöttar ledningen samt arbetar tätt tillsammans med bolagets Executive Assistant för att skapa en arbetsplats i världsklass. Du kommer arbeta ca 8 timmar/vecka (20 %). Upplägget är flexibelt, men fördelas med fördel på två halvdagar. Måndagsmorgnar är högt prioriterade för att kickstarta veckan och färdigställa inför veckans gemensamma frukostmöte.

Arbetsuppgifter

Som Office & Workplace Coordinator blir du en viktig spelare för kontoret där ca 50 personer har sin bas. Du ser till att allt på kontoret flyter sömlöst och ansvarar för en positiv medarbetar- och besöksupplevelse.

• Säkerställa god kontorsmiljö (kontorssnacks & renlighet)
• Ansvara för onboarding av nya arbetare
• Hantera inkommande och utgående post
• Vara brygga mellan medarbetare och IT-leverantör (e.g., hjälpa vid tekniska problem och prata med IT-leverantör över telefon)
• Överse administrativa system såsom resehanterare, HR-system och IT-service-paneler
• Assistera i administrativa uppgifter från diverse team

Vi söker dig som

• Studerar en pågående eftergymnasial utbildning eller har en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50%
• Är flytande i engelska i både tal och skrift (engelska är bolagets arbetsspråk).
• Har erfarenhet från en serviceroll, exempelvis som receptionist, kontorsassistent, inom hotell/restaurang eller event.
• Har förmåga att arbeta självgående och strukturera din egen tid.

Det är meriterande om du har:

• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift (underlättar vid hantering av lokal post/leverantörer, men är inget krav).
• Erfarenhet av IT-koordinering vid onboarding (t.ex. beställa/förbereda datorer och telefoner).
• Erfarenhet av arbete i en internationell eller snabbväxande start-up/scale-up-miljö.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• För att trivas i rollen är du en person som älskar service och har ett öga för detaljer. Du ser vad som behöver göras innan någon annan ber om det och tar gärna egna initiativ. Du har en prestigelös inställning där ingen uppgift är för stor eller för liten – du ställer upp där det behövs. Vidare är du varm, kommunikativ och trivs i en dynamisk och internationell miljö med högt tempo.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Du som kandidat bär huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

För våra deltidstjänster behöver du som sökande en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50 %. Exempel på detta är studier, annan anställning, eget företagande, föräldraledighet eller liknande.

Nordberg Medical AB

Vill du läsa mer om Nordberg Medical? Klicka här!