Sales operations coordinator

About the role

I den här rollen fungerar du som en viktig brygga mellan säljteamen och centrala interna funktioner. Du kommer inte att delta i kundmöten, utan har i stället en löpande dialog med säljarna via system och telefon för att säkerställa att både interna regelverk och kundens behov hanteras smidigt och korrekt.

Du blir en del av ett globalt Deal Desk-team som leds av en chef i Malmö. Tillsammans med dina kollegor i USA fungerar ni som det centrala navet för att strukturera affärer och avtal globalt.

Företaget befinner sig just nu i ett intensivt fjärde kvartal och behöver omgående förstärkning. Konsultuppdraget löper initialt till slutet av januari, men eftersom det finns planer på att utöka teamet under 2027 innebär en stark insats i rollen mycket goda möjligheter till förlängning.

Work tasks

• Order- och flödeshantering: Ta emot, registrera och prioritera alla inkommande förfrågningar i Salesforce. Du ser till att rätt personer kopplas in på rätt ärenden.
• Quotes & Contracts: Administer standard agreements, prepare documents for e-signing, and structure sales quotes. You will ensure that licensing periods, product combinations, and discounts are accurate.
• Offerter & Avtal: Administrera standardavtal, förbereda dokument för e-signering och strukturera offerter. Du säkerställer att licensperioder, produktkombinationer och rabatter är helt korrekta.
• Intäktsregistrering i systemet: Säkerställa att affärer registreras korrekt i Salesforce i enlighet med interna riktlinjer för intäktsredovisning (den faktiska finansiella bokföringen hanteras av Finance).
• Ad-hoc & Administration: Fylla i leverantörs- och säkerhetsformulär från kunder, samt samarbeta med Finance gällande fakturor, betalningsupplägg och villkor.

We are looking for

Krav (Must-haves):

• Tidigare erfarenhet av administrativt arbete inom orderhantering, avtalsadministration eller Sales Operations.
• Förståelse för säljprocessen: En grundläggande förståelse för avtalsvillkor, licensperioder och rabattstrukturer.
• Flytande och avancerade kunskaper svenska och engelska i tal och skrift, då båda språken används dagligen i arbetet

Meriterande (Nice-to-haves):

• Erfarenhet av intäktsredovisning eller grundläggande ekonomiprocesser kopplade till orderflöden.
• Bakgrund från försäljning inom B2B-företag
• Erfarenhet av liknande roll sedan tidigare

Som person är du:

• Kommunikativ.
• Proaktiv och initiativtagande
• Noggrann med ett starkt siffersinne
• Självgående och snabblärd

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten riktas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och annonsen kan komma att stängas ner innan rekryteringsprocessen är avslutad om vi har gått vidare till nästa fas. Processen inkluderar två tester: ett personlighetstest och ett kognitivt test. Testerna är ett verktyg för att hitta rätt kompetens för rätt roll, samt för att säkerställa jämlikhet, mångfald och en rättvis process.