VD-assistent till innovativt tech-bolag

Om tjänsten

Vår kund är ett framgångsrikt, börsnoterat techbolag i Stockholm som omdefinierar hur företag skalar med hjälp av data och AI. Bolagets VD är djupt engagerad i verksamheten, och rollen som PA är central för att hans vardag ska flyta friktionsfritt. Som konsult blir du en nyckelperson som hanterar allt från strategisk kalenderplanering till praktisk vardagslogistik.

Du utgår från kundens moderna kontor på Kungsgatan i Stockholm. Rollen är operativ och kräver hög närvaro på plats. Arbetstiden är primärt 08–17, men rollen kräver flexibilitet att vara tillgänglig på telefon även efter kontorstid om brådskande frågor uppstår.

Detta är ett konsultuppdrag vilket innebär att du blir anställd av Academic Work och arbetar som konsult hos kundföretaget i fråga. Uppdraget är långsiktigt.

Du erbjuds

• En unik inblick: Möjligheten att arbeta nära en entreprenörsdriven ledare i en högpresterande miljö.
• Modern företagskultur: En arbetsplats som ligger i framkant inom AI och teknik, där egna initiativ för att effektivisera processer välkomnas.
• Starkt gemenskap: Trots rollens självständiga natur blir du en del av en inkluderande gemenskap med hög trivsel på kontoret.
• Långsiktighet: Kunden ser detta som ett behov som kommer att finnas permanent, vilket öppnar upp för en långsiktig karriär hos bolaget.

Arbetsuppgifter

Ditt mål är att frigöra tid för VD:n genom att proaktivt äga och styra dennes logistik. Dina arbetsuppgifter specificeras nedan.

• Du prioriterar möten, hanterar korrespondens och säkerställer att schemat är optimerat.
• Planering och bokning av resor samt framtagande av mötesunderlag.
• Hantera vardagslogistik och utföra praktiska ärenden i och kring stan.
• Hantera känsligt material med full diskretion, inklusive ekonomi och administration.
• Bidra med struktur, snabbhet och lugn i alla situationer, så att VD:n kan fokusera på det som är viktigast.

Vi söker dig som

• Har arbetat i några år som assistent, koordinator eller i en liknande roll där du stöttat personer i ledande ställning.
• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
• Har giltigt B-körkort (du får tillgång till bil via uppdraget för ärenden)
• Har en teknisk mognad och är van att arbeta i olika system

Det är meriterande om du har

• Intresse/kunskap inom AI, Cloud Code och ChatGPT.
• Kunskaper i Google Workspace och Notion.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Självgående & initiativrik: Du ser vad som behöver göras innan du blir tillfrågad och agerar proaktivt.
• Strukturerat lugn: Du behåller fokus och professionalism även när prioriteringar ändras med kort varsel.
• Diskret & Lojal: Du hanterar information med hög integritet och är bekväm med att arbeta bakom kulisserna.
• Serviceinriktad: Du motiveras av att lösa problem och skapa ordning i en dynamisk vardag.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.