Executive Assistant & Office Manager till internationell koncern

Om tjänsten

Vår kund är ett globalt industriteknikbolag verksamt inom elektrifiering för marin sektor och tung industri. De utvecklar lösningar som gör det möjligt för hamnar och fabriker att ställa om från fossila bränslen till el - exempelvis genom landströmsanslutningar för stora fartyg.

Koncernen har cirka 150 anställda globalt, med verksamhet över hela världen. Det internationella huvudkontoret som du kommer att utgå ifrån ligger i centrala Stockholm.

I rollen som EA & Office Manager arbetar du på koncernnivå. Du får en central roll på Stockholmskontoret och arbetar i ett nära samarbete med bolagets VD, samtidigt som du stöttar den internationella ledningsgruppen. Uppdraget startar som ett konsultuppdrag via oss, med målsättningen att det på sikt ska övergå i en fast anställning direkt hos kundföretaget.

Arbetsuppgifter

• Hantera kalender och proaktiv schemaläggning för VD och ledningsgrupp
• Planera och koordinera styrelsemöten samt skicka ut inbjudningar
• Boka internationella resor, hotell och lokala transporter
• Administrera visumansökningar och andra resehandlingar vid behov
• Ansvara för kontorsadministration och se till att kontoret är representativt
• Skapa och färdigställa presentationer i PowerPoint för ledningens räkning

Vi söker dig som

• Har ca 1–2 års erfarenhet från en liknande roll, exempelvis som Office Manager, assistent, receptionist eller liknande.
• Talar och skriver obehindrat på både svenska och engelska, då engelska är det dagliga koncernspråket.

Det är meriterande om du har

• Tidigare erfarenhet av resebokningar och visumhantering
• Erfarenhet av rollen som VD-assistent
• Utbildning inom exempelvis International Business, ekonomi, administration eller liknande

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Hjälpsam
• Målmedveten
• Ordningsam
• Ansvarstagande
• Socialt självsäker

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.