Strukturerad student sökes!

Om tjänsten

I rollen som administratör blir du en central del av vår kunds projektgrupp med fokus på att kvalitetssäkra och strukturera digital information. Arbetet passar dig som är student, gärna inom juridik, då rollen kräver en analytisk förmåga att tolka komplexa hyresavtal och verifiera viktig metadata. Du fungerar som en garant för att organisationens digitala arkiv är korrekt uppdaterat, vilket innebär ett stort eget ansvar och ett öga för detaljer som andra ofta missar.

Ditt dagliga arbete kretsar kring genomgång av historiska dokument i en SharePoint-miljö. Du läser avtal för att identifiera och korrigera information som avtalsnummer, parter och objektsdata, samt ser till att sökbarheten i systemet fungerar genom korrekt taggning. Rollen är både teknisk och social; du navigerar vant i Microsoft 365 och samarbetar löpande med både IT och juridik för att reda ut specialfall. Vid behov tar du fram enklare sammanställningar i Excel för att rapportera brister och framsteg till projektledningen.

Du erbjuds

• Flexibelt arbete som anpassas efter studier
• Inblick i digital förvaltning
• Meriterande arbetslivserfarenhet
• Positiv och prestigelös arbetskultur

Arbetsuppgifter

Som administratör har du en nyckelroll i att säkra kvaliteten och strukturen i vår kunds digitala avtalsarkiv. Arbetet innebär en noggrann genomgång av historiska hyresavtal där du med ett analytiskt öga läser och tolkar dokument för att verifiera att all metadata såsom avtalsparter, datum och objektsinformation är korrekt återgiven i SharePoint. Du arbetar systematiskt med att korrigera brister, komplettera saknad information och säkerställa att varje dokument är sökbart och följer verksamhetens definierade standarder.

• Genomgång av historiska dokument (hyresavtal)
• Läsa igenom dokument för att hitta och verifiera korrekt metadata (t.ex. avtalsnummer, objektsinformation, avtalsparter, datum).
• Dokumentera avvikelser och rapportera återkommande feltyper.
• Arbete i SharePoint-lösningen
• Samarbeta med juridik, IT eller verksamhet för att få rätt information vid specialfall.
• Ge veckovisa uppdateringar kring hur många filer som är genomgångna och vilka brister som identifierats.

Vi söker dig som

• Studerar med minst 1,5år kvar av studier eller annan huvudsaklig sysselsättning. Vi ser gärna att du studerar juridik, fastighetsförvaltning eller en annan inriktning där analys och tolkning av information är centralt.
• Är strukturerad och organiserad: Du har en naturlig förmåga att skapa ordning, följa processer och se till att varje uppgift slutförs med hög precision.
• Har tidigare arbete av administrativt arbete

Det är meriterande om du har

• Erarenhet av att arbeta i SharePoint

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Hjälpsam
• Stresstolerant
• Ordningsam
• Ansvarstagande
• Respektfull

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Du som kandidat bär huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

För våra deltidstjänster behöver du som sökande en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50 %. Exempel på detta är studier, annan anställning, eget företagande, föräldraledighet eller liknande.