I våra tidigare artiklar redogjorde vi för hur du definierar en framgångsrik arbetsprestation för en nyanställd och hur du väljer ut kritiska krav för kandidater.
Dessa är de första stegen i varje rekryteringsprocess och ligger till grund för kommande delar: att definiera vad hög prestation innebär i den specifika rollen, samt vilka egenskaper och kunskaper en kandidat behöver för att nå dit.
Nästa steg är att utvärdera kandidaterna som du har lockat till processen: har de rätt färdigheter och egenskaper? Och på vilken nivå?
Att strukturera rekryteringsprocessen
Alla rekryteringsprocesser bör inte se likadana ut. Även om en generell struktur rekommenderas bör de exakta bedömningarna anpassas utifrån rollens behov. Du behöver definiera vilka bedömningsverktyg, och i vilken ordning, du ska använda för att utvärdera de olika kraven. Det kan handla om bland annat tester, intervjufrågor och praktiska case. Att bestämma detta i förväg och använda samma bedömningar för alla kandidater säkerställer rättvisa och en konsekvent metod i utvärderingen av kraven.
Börja med det grundläggande: Ja- och Nej-frågor
Ibland har en roll krav som inte handlar om egenskaper eller färdigheter, utan om obligatoriska kvalifikationer av olika anledningar.
Det kan till exempel handla om krav på körkort, språkkunskaper, arbetstillstånd, möjlighet att arbeta viss skifttid eller en specifik certifiering.
Dessa krav är rak på sak. Det handlar om ett ja eller nej, antingen har kandidaten det eller inte.
Därför bör du vara tydlig med detta i platsannonsen och ha urvalsfrågor i ansökningsformuläret så att kandidaterna kan välja ja/nej för dessa krav, vilket sparar tid för rekryteraren. Om det inte är möjligt att ha dem i ansökningsformuläret är det bland det första en rekryterare bör fråga om under ett första samtal för att kvalificera kandidaten.
Att bedöma kunskapsnivå: vetenskapen att mäta mänskligt beteende
Skalor:
Nu när vi är färdiga med de objektiva ja/nej-kraven går vi vidare till de mer subjektiva kraven som måste bedömas på en skala: färdigheter och egenskaper.
Att de behöver bedömas på en skala betyder att frågan inte är ”Har kandidaten denna färdighet/egenskap?”, utan snarare ”Hur skicklig är kandidaten inom denna färdighet/egenskap?”. Det handlar till exempel inte om ”Har den här kandidaten förhandlingsförmåga?”, utan om ”Hur bra är kandidaten på att förhandla?”.
På Academic Work använder vi en anpassad variant av Dreyfus modell för kompetensutveckling (2021)¹, som följer fem nivåer som kan appliceras brett på alla färdigheter. I korthet:
- Nybörjare: Har förståelse på skolboksnivå.
- Avancerad nybörjare: Har en generell praktisk förståelse för nyckelaspekter.
- Kompetent: Har god och flexibel praktisk kunskap.
- Skicklig: Har mycket stark praktisk expertis.
- Expert: Har tydlig expertis och en djup taktisk kunskap inom flera områden.
För varje färdighet skapas sedan en bedömningsmatris i fem steg, med förankring i exempel på ytterligheterna och i mitten. Detta definierar bedömningskriterierna.
Om vi använder exemplet med förhandlingsförmåga som tidigare, kan en förenklad matris se ut så här:
Objektivitet:
Som med allt som rör mänskligt beteende är det lätt att subjektivitet och fördomar smyger sig in. En del av syftet med bedömningskriterierna i matrisen är att bidra med objektivitet och fokusera på det som verkligen spelar roll. Det åstadkommer vi genom att bygga ett bedömningsverktyg som både har hög validitet och reliabilitet ur ett psykometriskt perspektiv.
”Validitet” innebär att verktyget faktiskt mäter det som det är avsett att mäta, och inte något annat av misstag; och ”reliabilitet” innebär att det alltid mäter samma sak.
Validitet och reliabilitet förbättras kontinuerligt genom att granska bedömningens förmåga att förutse prestation i relation till faktisk arbetsprestation. Vi kommer till det senare i den här artikelserien, men det viktigaste just nu är att förstå att bra bedömningsverktyg är ”levande” - de förbättras ständigt tack vare data och är inte något statiskt som bara byggs en gång.
Det är här vår expertis på Academic Work inom psykometri och bedömningsvetenskap kommer in för att säkerställa de bästa och mest träffsäkra bedömningarna för våra kunder.
Förberedelser inför bedömningen
Ett centralt ansvar för alla som är involverade i att utvärdera kandidaterna, oavsett om det är rekryterare, intervjuare, case-granskare eller rekryterande chefer, är att känna till och förstå bedömningsverktygen grundligt, både vad gäller genomförande och tolkning.
Undvik att av gammal vana falla tillbaka på rutinfrågor. Tänk istället noga igenom syftet med varje fråga och verktyg, och se till att de har en tydlig matris och bedömningskriterier för att utvärdera kandidaternas svar.
Du bör ha förberett dessa och känna till dem väl innan du går in i en intervju eller genomför en bedömning, för att säkerställa att du kan utvärdera svaren på ett korrekt sätt.
Detta steg hoppas ofta över, men även de bästa verktygen förlorar sin effekt om de inte används på rätt sätt. Kom därför ihåg att du är skyldig dig själv, kandidaterna, rekryteraren och alla andra involverade i processen att förbereda dig ordentligt inför utvärderingen.
Under mötet med kandidaten
När du väl sitter framför kandidaten för bedömningen (oavsett om det är en intervju, ett praktiskt case eller liknande) ska du alltid komma ihåg huvudsyftet: att utvärdera färdigheter och egenskaper.
Rekryteraren du arbetar med kan ge dig tips för hur du hanterar allt omkring bedömningen under mötet (till exempel att presentera dig själv, skapa en bekväm stämning, hålla koll på tiden osv.), så vi kommer att fokusera på hur du genomför själva bedömningen.
Informera först kandidaten om att detta är en strukturerad bedömning med fördefinierade frågor och uppgifter, samt vilka specifika färdigheter och egenskaper du vill bedöma. Denna tydlighet hjälper kandidaten att fokusera.
Fortsätt sedan med frågorna eller uppgifterna enligt den planerade ordningen. Hitta inte på nya frågor spontant baserat på ”magkänsla”, eftersom det kan leda till fördomar och skevhet. Ställ däremot gärna följdfrågor utifrån kandidatens svar för att bättre förstå vad de menar, särskilt om du känner att du saknar information för att kunna bedöma svaret mot en specifik poäng i matrisen.
På tal om bedömningsmatrisen behöver du inte känna att du måste sätta en slutgiltig poäng för varje svar direkt på plats. Markera istället en preliminär bedömning som du lugnt kan gå igenom och justera i slutet av intervjun.
Med det sagt är det viktigt att föra detaljerade anteckningar om kandidatens svar för att använda som referens. Skriv dem antingen själv eller ta hjälp av ett AI-verktyg. Detta är bra praxis eftersom det (1) hjälper dig att noggrant överväga poängen för varje fråga (vilket ökar objektiviteten), (2) fungerar som referens och dokumentation för resten av rekryteringsteamet så att de får veta mer om kandidaten, samt (3) gör det möjligt att jämföra slutkandidater för att underlätta och motivera poängsättning, nivåbedömning och anställningsbeslut.
Se dessutom till att du har en lämplig plats för att hålla koll på kandidatens svar och poäng. Det optimala är företagets rekryteringssystem (ATS) för att säkerställa både skydd för personuppgifter och dataintegritet.
När du har avslutat bedömningen och kandidaten har gått tar du några minuter för att gå igenom dina anteckningar och skriva ner det du inte hann med under intervjun (eller justera anteckningarna som togs av AI), samt granska och sätta de slutgiltiga poängen för varje fråga eller uppgift. Att göra denna sista genomgång, utan pressen från tidtagningen under intervjun, är avgörande för att säkerställa en objektiv bedömning genom noggrant övervägande.
Och det var allt! Du har nu strukturerat rekryteringsprocessen, gått igenom urvalet av krav samt förberett och använt bedömningsverktyg baserade på tydliga utvärderingskriterier och matriser.
Att gå igenom dessa steg har gett din process en nivå av noggrannhet som väldigt få rekryterande chefer uppnår (vilket också förklarar varför i genomsnitt endast 19 % av alla rekryteringar anses vara framgångsrika²).
Om du vill lära dig mer om hur du hanterar hela rekryteringsprocessen från början till slut med ett evidensbaserat arbetssätt som skapar rätt förutsättningar för din roll, kan du läsa vår introduktionsartikel här.
Arbetsgivare • 16 min läsning
Vad är egentligen evidensbaserad rekrytering?
Tveka inte att kontakta oss på Academic Work om du har frågor eller vill ha stöd i att hantera hela din rekrytering. Vi är ledande branschexperter inom kravprofilering, kandidatattraktion och talent assessments.
Kontakta Academic Work
Vi hjälper dig hantera rekryteringsprocessen från start till slut.
Källor:
- Silva Mangiante, Elaine M.; Peno, Kathy; Northup, Jane, red. (2021). Teaching and learning for adult skill acquisition: applying the Dreyfus and Dreyfus model in different fields. Adult learning in professional, educational, and community settings. Charlotte, NC: Information Age Publishing, Inc. s. 17. ISBN 978-1-64802-500-6.
- Leadership IQ Study (2020). Why New Hires Fail, The Landmark "Hiring For Attitude".