Kontorsassistent till Bain Stockholm

Om tjänsten

I rollen som kontorsassistent är du en viktig intern servicefunktion och en central del av kontorets dagliga drift. Ditt främsta ansvar är att kontorsytor, reception och lokaler fungerar effektivt och professionellt. Rollen sträcker sig bortom traditionella kontorsuppgifter och kan även inkludera andra förekommande uppgifter, som exempelvis stöd vid rekrytering, marknadsföring, evenemangsplanering, IT-support (TSG) samt andra interna projekt.

Du arbetar i receptionen och är ofta första kontaktpunkt för besökare och kollegor. För att lyckas i rollen behöver du vara självständig, noggrann och ha ett starkt fokus på service. Du ansvarar för att upprätthålla Bains höga standard för receptionsmiljön och säkerställa att alla medarbetare och besökare får ett professionellt bemötande. Du har god kommunikationsförmåga och trivs med att arbeta strukturerat, med ett positivt förhållningssätt även under tidspress.

OBS! Alla ansökningar ska bestå av CV och personligt brev på engelska, och ansökningar på svenska kommer inte att övervägas. Delar av rekryteringsprocessen kommer att ske på engelska.

Arbetsuppgifter

Reception

• Ta emot och välkomna besökare
• Bemanna receptionen enligt riktlinjer
• Svara i telefon på ett professionellt sätt
• Beställa bud och taxi
• Boka konferensrum och beställa catering
• Ha koll på säkerhetssystem, nycklar och larm – samt kunna instruera andra

Kundaktiviteter och intervjuer

• Förbereda mötesrum för intervjuer och kundmöten
• Beställa lunch/middag till team- och kundmöten
• Hjälpa till med utskrifter och inbindningar vid behov

Kontorsmiljö

• Säkerställa att kontoret, bestående av reception, mötesrum, gemensamma ytor, förråd och kök (inkl. diskmaskin och kaffebryggare) är representativa och välutrustade
• Beställa kontors- och köksmaterial enligt budget
• Underhålla maskiner (kaffemaskin, skrivare etc.), genomföra mindre arbeten (till exempel byta glödlampor eller toner) på egen hand alternativt kontakta service vid behov
• Koordinera städleverantörer och hantera eventuella problem
• Vara en del av kris- och brandskyddsgruppen

Mat och kontorsmaterial

• Hålla koll på och beställa mat och förbrukningsvaror
• Säkerställa att lagren är välfyllda
• Organisera frukostar och middagar vid behov
• Beställa mat till interna och externa möten

Teknisk support (TSG)

• Hantera IT-utrustning i mötesrum

Rekrytering, evenemang och introduktion

• Stödja vid introduktion av nya medarbetare
• Hjälpa till vid rekryterings- och marknadsföringsevent
• Andra ad hoc-uppgifter

Projektledning

• Skapa goda relationer med externa leverantörer

Vi söker dig som

Personliga egenskaper

• Representativ och professionell
• Serviceinriktad
• Proaktiv och självgående
• Flexibel och van att hantera flera uppgifter samtidigt
• Noggrann med öga för detaljer
• En lagspelare

Kvalifikationer

• God datorvana, särskilt i Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)
• Erfarenhet av reception och ett serviceinriktat arbetssätt
• Flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift
• God kommunikationsförmåga både skriftligt och muntligt
• Strukturerad och effektiv

Denna rekrytering hanteras av Bain, och vi hänvisar alla frågor om rekryteringen till dem.

OBS! Alla ansökningar ska bestå av CV och personligt brev på engelska, och ansökningar på svenska kommer inte att övervägas. Delar av rekryteringsprocessen kommer att ske på engelska.

Bain & Company Sweden AB

Läs mer och ansök till tjänsten här!