Noggrann och serviceinriktad Lägenhetsadministratör sökes till HSB!

Om tjänsten

Som konsult via oss blir du en del av ett sammansvetsat team hos vår kund HSB Stockholm – en medlemsägd organisation som i över 100 år har arbetat med att skapa trygga och hållbara boendemiljöer. Uppdraget innebär att stötta bostadsrättsföreningars styrelser samt boende med administrationen kring deras boende, både på individ- och föreningsnivå.

Här kliver du in i en roll som präglas av stort eget ansvar och självledarskap, där du planerar och prioriterar din egen vardag. HSB:s verksamhet vilar på värdegrunden ETHOS (Engagemang, Trygghet, Hållbarhet, Omtanke och Samverkan), vilket innebär att du i ditt dagliga arbete förväntas agera affärsmässigt, omtänksamt och lösningsorienterat i varje unikt kundmöte. Tillsammans med dina administratörskollegor och områdeschef säkerställer du att kundernas avtal efterlevs samt att expeditioner alltid är välkomnande och bemannade under beslutade öppettider.

Detta är ett konsultuppdrag där du blir anställd hos Academic Work och arbetar som konsult hos HSB. Uppdraget är initialt på 3 månader över sommaren, men det finns möjlighet till förlängning.

Arbetsuppgifter

Uppdraget innebär att stötta styrelsen i en bostadsrättsförening med administrationen av ett boende i en bostadsrätt, både för den enskilda och för föreningen.

• Handlägga inkommande ärenden från styrelser, boende och myndigheter via telefon och ärendehanteringssystem enligt fastställda rutiner och processer.
• Hantera löpande lägenhetsadministration såsom pantunderrättelser, överlåtelser, hyresavtal, andrahandsupplåtelser samt debitering till boende.
• Arbeta aktivt med att uppdatera rutiner och kundinformation i ärendehanteringssystemet samt supporta kunder i HSB:s digitala tjänster.
• Arbeta proaktivt för att identifiera kundbehov, bygga goda relationer samt säkra hög kundnöjdhet och lojalitet.
• Säkerställa att ärendehanteringen uppfyller avtalade hanteringstider som regleras i SLA.
• Aktivt delta och bidra i gemensamma utvecklingsaktiviteter rörande interna förbättringar och förändringar
• Följa gällande policys, riktlinjer samt bidra till att upprätthålla gemensamma arbetsmiljö- och miljöcertifieringar.
• Observera: Möten på kvällstid kan förekomma i rollen.

Vi söker dig som

• Har slutförd gymnasieutbildning.
• Har Minst ett års erfarenhet av telefon- och ärendehantering.
• Har erfarenhet av att självständigt driva ärenden och ha direkt kundkontakt.
• Har mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har

• Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, juridik, fastigheter eller kommersiella lokaler.
• Erfarenhet från fastighetsbranschen, med inriktning på service och kundkontakt.
• Erfarenhet av styrelsearbete i en bostadsrättsförening (BRF).
• Hög digital mognad och god vana av att arbeta parallellt i olika digitala system (exempelvis Office-paketet, fastighetssystem och ärendehanteringssystem).

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Strukturerad och självgående: Du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du tar stort ägarskap över dina uppgifter, sätter upp samt håller tidsramar och driver självständigt dina processer framåt.
• Kvalitetsmedveten: Du är noggrann i ditt administrativa arbete, är väl medveten om uppsatta mål och kvalitetsstandarder och lägger stor vikt vid att leverera ett tillförlitligt resultat.
• Serviceinriktad: Du möter kunder och kollegor med ett lugnt, uppmärksamt och tillmötesgående beteende. Du har en stark vilja att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera smidiga lösningar.
• Samarbetsförmåga: Du fungerar mycket väl i grupp och relaterar till andra människor på ett lyhört och smidigt sätt. Du lyssnar, kommunicerar tydligt och löser eventuella utmaningar på ett konstruktivt sätt.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.