Senior Executive Assistant till globalt vitvaruföretag

Om tjänsten

I den här rollen kommer du att ge kvalificerat administrativt och organisatoriskt stöd till företagets General Counsel samt de intressenter denne samarbetar med. Du kommer att arbeta nära ledningsgruppen och styrelsen, vilket innebär att du behöver vara strukturerad, diskret och trygg i en internationell, komplex och nätverksbaserad miljö.

Detta är ett konsultuppdrag via Academic Work som pågår till och med 31 december, med möjlighet till förlängning.

Arbetsuppgifter

Stöd till General Counsel

• Kalenderhantering och bokning av 1:1-möten
• Planering av resor och transporter
• Hantering av utlägg Stöd till styrelse och kommittéer
• Förbereda och underhålla mötesscheman för styrelsen och revisionskommittén
• Administrera styrelseportaler: publicera kalendrar, mötesunderlag och presentationer
• Upprätta agendor och första utkast till protokoll
• Distribuera rapporter, dokument och möteshandlingar
• Samordna möten och administrera styrelseresor Stöd till juridiska ledningsgruppen
• Upprätta årsplan för möten och innehåll
• Samla in och distribuera mötesmaterial samt protokoll Administration av brevlåda och policyer
• Övervaka gemensam brevlåda och vidarebefordra ärenden kopplade till specialregister, insiderloggar, policyer, årsstämma, extra bolagsstämma och valberedning
• Hantera policycykeln: distribuera uppdateringar, säkerställa efterlevnad och publicering Företagets intranät
• Ansvara för uppdatering och administration av juridiskt innehåll, kontaktuppgifter och dokument

Vi söker dig som

• Mycket goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och skrift då bägge språk används i det dagliga arbetet
• Dokumenterad erfarenhet från en liknande roll i en internationell organisation
• 10-15 års erfarenhet som Executive Assistant och vana att stötta seniora beslutsfattare
• Förmåga att hantera konfidentiell information med högsta professionalism
• Goda nätverks- och problemlösningsförmågor för att snabbt kunna hitta lösningar inom organisationen
• Utmärkta kommunikativa färdigheter och trygghet i kontakten med seniora intressenter både internt och externt

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.