Teknisk projektadministratör

Om tjänsten

Vi söker en projektadministratör med teknisk bakgrund som vill arbeta nära projektledningen och bidra till struktur, framdrift och kvalitet i våra projekt. Rollen passar dig som har lätt för att förstå tekniska sammanhang och som samtidigt trivs med att koordinera, följa upp och skapa ordning i komplexa projektmiljöer. Som projektadministratör blir du en viktig del av projektorganisationen. Du ger ett strukturerat och proaktivt stöd till projektledare och projektmedlemmar och bidrar till att projektinformation, aktiviteter, underlag och administrativa processer är aktuella, spårbara och välorganiserade. Du arbetar med många kontaktytor och samarbetar nära projektledning, tekniska specialister, ekonomer, inköp och andra stödfunktioner internt. Externt har du kontakt med kund, leverantörer och underentreprenörer inom ramen för ditt uppdrag.

Rollen ger dig möjlighet att kombinera din tekniska bakgrund med koordinering, struktur och projektstyrning. Genom att arbeta nära projektledning samt tekniska och kommersiella funktioner bygger du en bred förståelse för projektets olika delar och för hur tekniska projekt planeras, styrs och följs upp. För dig som på sikt vill utvecklas mot en projektledarroll ger tjänsten en god grund och värdefull erfarenhet. I takt med att du växer in i rollen kan du få möjlighet att ta ett större ansvar för projektspecifik koordinering och uppföljning, inom ramen för projektets behov och beslutade ansvarsfördelning. Det här är en möjlighet för dig som vill arbeta verksamhetsnära, få en bred inblick i tekniska projekt och samtidigt utvecklas vidare inom projektledning och projektstyrning.

Du erbjuds
En central roll med stor möjlighet till personlig utveckling, där du lägger grunden för en framtida karriär inom projektledning. Flexibelt arbetssätt med möjlighet att arbeta hemifrån upp till två dagar i veckan om verksamheten tillåter.

Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifterna anpassas efter projektets behov, men kommer huvudsakligen att omfatta att:

• Planera och koordinera projektmöten samt hantera kallelser, protokoll och aktivitetslistor
• Administrera och följa upp projektets aktiviteter, milstolpar och leveranser
• Samla in och sammanställa statusinformation till rapporter och presentationer
• Följa upp utestående frågor, beslut, risker och aktiviteter samt uppmärksamma projektledaren på förseningar eller oklarheter
• Stödja projektledningen med ekonomisk uppföljning och inköpsadministration
• Samordna projektinformation och kommunikation mellan olika intressenter
• Hantera och strukturera projektdokumentation, mallar och underlag
• Identifiera och föreslå förbättringar av administrativa rutiner och arbetssätt

Vi söker dig som har

• Högskole- eller civilingenjörsexamen inom ett tekniskt område, alternativt annan relevant teknisk utbildning i kombination med motsvarande erfarenhet
• Intresse för projektverksamhet och en vilja att utvecklas inom projektledning och projektstyrning
• Erfarenhet av projektadministration, projektkoordinering eller annat strukturerande arbete i en teknisk verksamhet
• God förståelse för hur tekniska projekt planeras, dokumenteras och följs upp
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams och SharePoint
• God systemvana och förmåga att snabbt sätta dig in i nya projekt- och kundsystem
• Mycket god förmåga att kommunicera och formulera tydliga texter på svenska och engelska

Det är meriterande om du har

• Erfarenhet från tekniska projekt inom järnväg, infrastruktur, entreprenad, elkraft, automation eller annan industriell verksamhet
• Erfarenhet av projektstyrning, tidsplanering, riskhantering eller ekonomisk uppföljning
• Erfarenhet av inköpsadministration, material- och leveransuppföljning eller kommersiella projektunderlag
• Erfarenhet av mötesadministration, dokumentation och strukturerad uppföljning i en större projektorganisation

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

Vi söker dig som har en teknisk bakgrund och som vill använda din förståelse för teknik och projekt i en strukturerande och koordinerande roll. Du har lätt för att sätta dig in i tekniska frågeställningar, projektunderlag och beroenden mellan exempelvis teknik, tidplan, inköp och leveranser. Som person är du strukturerad, noggrann och kvalitetsmedveten. Du tar initiativ, ser vad som behöver göras och känner dig trygg i att följa upp andra kring överenskomna aktiviteter och deadlines. Du är samarbetsorienterad och kommunikativ, men har samtidigt integritet och förmåga att prioritera när flera uppgifter pågår parallellt. Du trivs med många kontaktytor och vill bidra till att projektorganisationen får rätt underlag och stöd i rätt tid. Du är också nyfiken och förbättringsorienterad och ser möjligheter att utveckla arbetssätt och stödet till projektledningen.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.