Vad gör en kundtjänstmedarbetare?

Vilka arbetsuppgifter kan en kundtjänstmedarbetare förvänta sig?

En kundtjänstmedarbetares arbetsuppgifter skiljer sig åt mellan företag och branscher. I stort handlar rollen om att vara företagets länk till deras viktigaste intressent – kunden. Vanliga arbetsuppgifter är att besvara frågor samt ge råd och information om företagets produkter eller tjänster. Ofta innehåller rollen även en del administrativa uppgifter eftersom ärendena som tas emot i många fall ska hanteras och dokumenteras.

Sarah jobbar som Reception Assistant på ett av Academic Works kontor i Stockholm. I rollen har hon daglig kontakt med företagskunder och jobbsökande, både på plats i receptionen och via telefon och mail.

”Man kan få precis vilken fråga som helst. Företagskunder och jobbsökande kan vara både glada, arga, tacksamma och besvikna. När någon är besviken gäller det att lyssna in och förstå vad som hänt för att kunna lösa situationen.”

I Emiliés roll som Chat Agent Manager vägleder hon företag och jobbsökande via en chattfunktion. Frågorna som Emilié besvarar kan minst sagt variera. De kan handla om specifika jobb, rekryteringsprocessen, funktioner på hemsidan, tidrapportering eller att hjälpa potentiella kunder som är intresserade av rekrytering och bemanning.

”Mitt mål är att ge stöd åt alla besökare. Jag vill få dem att lämna chatten med en härlig känsla och med vetskapen om att de alltid kan vända sig till Academic Work och chatten vid frågor eller funderingar.”

Frågornas bredd kräver stor kännedom om verksamheten. Att maila eller chatta är heller inte samma sak som att prata i telefon. Det kan ibland vara svårt att både förstå och förklara i text, vilket kräver extra tydlighet från kundtjänsts sida. Vissa frågor kan Sarah och Emilié hantera direkt, men ibland kopplas kollegor med specialistkompetens in. Allt för att hjälpa och guida företag eller jobbsökande rätt.

Vilken erfarenhet efterfrågas för rollen som kundtjänstmedarbetare?

För rollen som kundtjänstmedarbetare är utbildning sällan ett krav. Tidigare erfarenheter av serviceyrket eller administration värderas minst lika mycket. I vissa fall efterfrågas erfarenhet i specifika produkter eller tjänster, såsom affärshanteringssystem och Office-paketet. Du behöver också kunna tala och skriva obehindrat på det språk som används i rollen. Att ha goda kunskaper i flera språk är i många fall meriterande.

Vilka egenskaper är viktiga hos en kundtjänstmedarbetare?

4 personliga egenskaper som passar en kundtjänstmedarbetare:

- Serviceinriktad: Motiveras av att skapa kontakt och stärka företagets kundrelationer.

- Multitaskare: Har en förmåga att göra flera saker samtidigt, som att söka fram svar på datorn under tiden du pratar med kunden.

- Administrativ: Är noggrann, strukturerad och har förmåga att hålla ordning på flera ärenden samtidigt.

- Kommunikativ: Är lyhörd inför kunders problem och behov, och har förmåga att förmedla både komplexa och enkla instruktioner.

Vilka utvecklingsmöjligheter finns för en kundtjänstmedarbetare?

Det finns många sätt att utvecklas inom kundtjänst, varav ett är att ta emot mer komplexa ärenden eller få ansvar för andra typer av kundrelationer. Ett karriärsteg kan vara att bli mentor för nya kundtjänstmedarbetare eller gruppchef för det team som jobbar med kundtjänst på företaget. Eftersom kundtjänstmedarbetare finns på de flesta medelstora och stora bolag kan du även utvecklas mycket genom att arbeta i rollen på olika företag och inom olika branscher. På så sätt får du kunskap om olika branscher, marknader och kundrelationer.