Administratör/sekreterare till spännande företag!

Om tjänsten

Som sektionsassistent kommer du att spela en viktig roll i att stödja sektionens verksamhet. Du kommer att arbeta nära teamet och bidra till en effektiv och välfungerande arbetsmiljö.

Arbetsuppgifter

I den här rollen kommer du att:

• Samordna interna och externa möten, skicka agendor, kallelser och föra protokoll.
• Ge administrativt stöd till chefer – exempelvis bokning av resor, hantering av mötesrum och fakturering.
• Hantera och uppdatera dokument, rutiner, mallar och internwebb.
• Samla in data från HR-system och sammanställa rapporter och presentationer.
• Sköta inköp och leverantörsfakturor i affärssystem.
• Stötta i frågor kopplat till testutrustning, processbeskrivningar och annan internadministration.
• Planera interna utbildningar, workshops och teamaktiviteter.
• Ansvara för introduktion av nya medarbetare och besökare från andra enheter.
• Fungera som kommunikationslänk inom sektionen och säkerställa god informationsspridning.
• Arbeta kontinuerligt med förbättring av administrativa rutiner och arbetssätt.
• Ha översyn över gemensamma ytor och säkerställa att interna rutiner följs.

Vi söker dig som

• Kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska
• Är självgående och trivs med att ta eget ansvar
• Har hög integritet och är van att hantera konfidentiell information
• Har goda kunskaper i Microsoft Office, Baseware och Sharepoint
• Har en god organisatorisk förmåga och är noggrann i ditt arbetssätt

Det är meriterande om du har

• Har erfarenhet av DMS och/eller 3D experience

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Tillitsfull
• Hjälpsam
• Social
• Stabil
• Ansvarstagande
• Respektfull

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.