Juniora administratörer inom bostadsrätt och fastighet till HSB Stockholm

Om tjänsten

Som en del av HSB:s nya studentpool blir du och dina två poolkollegor en nyckelresurs för att skapa kontinuitet och ge administrativ avlastning åt ordinarie handläggare. Poolen bemannar verksamheten motsvarande 100 % heltid täckt över veckans alla arbetsdagar, där du jobbar cirka 1–2 dagar (ca 13–16 timmar) per vecka enligt ett rullande schema.

Du kommer att tillhöra ett engagerat team på HSB:s kontor i Solna. Då uppdraget bygger på nära samarbete, löpande stöttning och gemensam täckning utförs arbetet i huvudsak på plats på kontoret i Solna (särskilt under måndagar, onsdagar och torsdagar som är teamets gemensamma kontorsdagar). Tjänsten startar med en grundlig utbildning och genomgång av befintliga rutinbeskrivningar.

Praktisk information:

• Omfattning: Deltid (1–2 dagar/vecka).
• Placering: HSB:s kontor i Solna (arbete på plats).
• Period: 6 månader initialt med god möjlighet till förlängning.
• Arbetstider: Ordinarie kontorstider (kl. 08:00–16:30).

Arbetsuppgifter

Du kommer att arbeta med tydligt avgränsade och standardiserade administrativa flöden i HSB:s fastighetssystem (Property Management) samt ärendehanteringssystemet SuperOffice. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar:

• Inkommande ärenden & sortering: Dagligen sortera, kategorisera och koppla inkommande e-post och ärenden till rätt kund och avsnitt i SuperOffice.
• Lättare pant- och andrahandsärenden: Ta emot och registrera pantnoteringar, skicka bekräftelser till banker samt handlägga och skicka andrahandsansökningar vidare till föreningar.
• Arkiv- & överlämningsgranskning: Gå igenom och kontrollera material, avtal och överlåtelser i samband med kundskiften samt stämma av och grönmarkera dokumentation i Excel.
• Aviärenden & registervård: Registrera nya debiteringsunderlag (exempelvis IMD/el) samt hantera standardiserade överlåtelser och registeruppdateringar i HSB:s portal.

Vi söker dig som

• Studerar en pågående eftergymnasiala studier (universitet, högskola eller yrkeshögskola) företrädelsevis inom ekonomi eller fastighet. Du har med fördel minst 1–2 år kvar av dina studier.
• Har mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift.
• Har god generell dator- och systemvana samt vana av att arbeta i Excel.
• Har möjlighet att arbeta regelbundet på plats i Solna 1–2 dagar i veckan.

Det är meriterande om du:

• Har tidigare erfarenhet av administrativt arbete, kundservice eller ärendehantering.
• Har kännedom om fastighetsbranschen, bostadsrätter eller föreningsliv.
• Har erfarenhet av SuperOffice eller liknande CRM-/ärendesystem.

Personliga egenskaper:

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och söker dig som känner igen dig i följande:

• Noggrann och strukturerad: Du har ett öga för detaljer, är noggrann vid datainmatning och trivs med strukturerade arbetssätt.
• Ansvarstagande och punktlig: Du tar ägandeskap för dina uppgifter, håller tider och värdesätter god ordning.
• Kommunikativ och prestigelös: Du har god känsla för service, förstår vikten av sekretess och tvekar inte att ställa frågor eller flagga till teamet om du känner dig osäker.
• Trivs med rutinbaserade uppgifter: Du motiveras av att arbeta effektivt med återkommande flöden och känner tillfredsställelse i att "stänga ärenden" och hålla köerna rena.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Du som kandidat bär huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

För våra deltidstjänster behöver du som sökande en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50 %. Exempel på detta är studier, annan anställning, eget företagande, föräldraledighet eller liknande.

HSB STOCKHOLM

Vill du läsa mer om HSB Stockholm? Klicka här!