Receptionist / Office Coordinator till MilDef i Helsingborg!

Om tjänsten

Som Office Coordinator är du spindeln i nätet i den dagliga verksamheten på MilDefs huvudkontor i Helsingborg, ansvarig för att skapa ett välkomnande intryck och säkerställa att kontoret fungerar smidigt. Du kommer att vara den första kontakten för besökare och en viktig supportfunktion för alla medarbetare. Tjänsten är på deltid och är fördelad måndag till fredag 08.00-13.00 och du kommer att tillhöra organisationens HR- & Facility-team där gemenskap och korta beslutsvägar präglar vardagen.

Arbetsuppgifter

I rollen som Office Coordinator ansvarar man för att receptionen fungerar sömlöst och att besökare får ett professionellt mottagande. Arbetet innefattar att hantera företagets växeltelefon, administrera passerkort och sköta onboarding-rutiner för nyanställda. Utöver det administrativa ansvaret fungerar man som kontorets fixare, det innebär allt från mottagande av post och lägga kontorsbeställningar till att säkerställa att fika och luncher koordineras vid kundmöten och event.

Vi söker dig som

• Har erfarenhet från servicebranschen, exempelvis från hotell, restaurang eller liknande koordinerande roller.
• Kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska i såväl tal som skrift.
• Har en god administrativ vana och vara bekväm med att hantera digitala system.
• Det är meriterande om du tidigare har arbetat som Receptionist eller Office Coordinator

För att trivas i rollen krävs en hög grad av handlingskraft och en förmåga att se vad som behöver göras innan behovet uppstår för att upprätthålla ordning och trivsel på kontoret.. Som person är man utpräglat social, kommunikativ och trivs med att vara en samlande punkt för medarbetare och gäster. Rollen kräver en prestigelös inställning där man gladeligen hjälper till med både högt och lågt, kombinerat med en stark problemlösningsförmåga. Slutligen är man en strukturerad lagspelare som behåller ett gott humör och en hög servicenivå även när tempot skruvas upp

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

MilDef Group AB

MilDef är en systemintegratör och helhetsleverantör som specialiserat sig på robust IT för försvar och säkerhet. Vi tillhandahåller hårdvara, mjukvara och tjänster som hjälper till att digitalisera viktiga informationsflöden under de tuffaste förhållandena och i de mest utmanande miljöerna. Vi skyddar de mest kritiska informationsflödena och systemen, där och när insatserna är som störst. Vi säkerställer säker, motståndskraftig och tillförlitlig IT, vilket i slutändan inte bara skyddar människoliv, utan även vår gemensamma livsstil, frihet och demokrati. Själva grunden för vårt samhälle. I nära samarbete med våra kunder och partners integrerar vi hållbar, tillförlitlig och skräddarsydd hårdvara i mycket flexibla och anpassningsbara system och lösningar. Lösningar som är rigoröst testade – inte bara i våra laboratorier och miljötestanläggningar, utan även i verkliga livet.