Office Coordinator på deltid till Novavax

Om tjänsten

Novavax är ett globalt biotechföretag som ligger i framkant av vaccininnovation. Med passion för forskning och teknik utvecklar de lösningar som förändrar livet för människor världen över. Att jobba hos Novavax innebär att vara en del av något större, där varje insats bidrar till hälsa, framtid och banbrytande framsteg.

Som Office Coordinator på Novavax blir du en central del av Office Management-teamet och en nyckelperson för att skapa ordning och flow i vardagen. Din roll är både mångsidig och dynamisk, här får du möjlighet att bidra med allt från att välkomna besökare och hantera passerkort till att sköta beställningar, koordinera kontorsservice och stödja kollegor i det dagliga arbetet. Du kommer arbeta nära både chefer och medarbetare, vilket ger dig en unik inblick i hur ett internationellt och innovativt bioteknikföretag fungerar. Rollen erbjuder variation och utveckling, där du får ta dig an både planerade arbetsuppgifter och spontana utmaningar, samtidigt som du bygger värdefull erfarenhet och får en bred förståelse för hela verksamheten. Du får en gedigen introduktion där du går sida vid sida med Novavax Office Manager för att snabbt komma in i rollen. Detta är en perfekt möjlighet för dig som studerar och vill samla värdefull arbetslivserfarenhet vid sidan av dina studier. Dessutom får du arbeta i en bransch där innovation och utveckling står i fokus, vilket gör det här till ett meriterande steg i din karriär.

Det här är ett konsultuppdrag vilket innebär att du kommer vara anställd av Academic Work och arbeta som konsult hos Novavax. Uppdraget är på deltid och för att vara aktuell för rollen ska du kunna arbeta 1-4 dagar i veckan samt heltid under jul/sommarledighet. Novavax har självklart förståelse för att du studerar och ni kommer tillsammans komma överens om vilka dagar som passar för arbete.

Du erbjuds

• Flexibelt deltidsarbete med varierande uppgifter
• En arbetsplats med hög kompetensnivå och stort engagemang
• Erfarenhet som är värdefull både inom administration och biotech

Arbetsuppgifter

Dina arbetsuppgifter kommer att variera beroende på verksamhetens behov, men inkluderar bland annat:

• Ta emot besökare och leverantörer
• Administrativ support, inklusive hantering av passerkort och beställningar
• Samordning av kontorsservice och kontakt med underleverantörer
• Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare
• Ordna fika och lunch vid interna och externa möten
• Skicka felanmälningar och följa upp ärenden

Vi söker dig som

• Studerar på universitetsnivå med minst ett år kvar, gärna inom ekonomi eller kommunikation
• Har tidigare erfarenhet av kontorsadministration, reception eller liknande serviceyrke
• Har god datorvana och lätt för att sätta dig in i nya system
• Har intresse för Life Science-branschen
• Är mycket bekväm med svenska och engelska i både tal och skrift då det krävs för att kunna utföra arbetet

Det är meriterande om du även har:

• Körkort

Vi söker dig som är ordningsam, strukturerad och ansvarstagande, och som har ett genuint servicefokus i allt du gör. Du trivs med att skapa ordning och tydlighet i processer och system, och ser till att saker inte bara blir gjorda, utan blir gjorda på bästa sätt. Du är nyfiken, vågar ställa frågor och tar gärna egna initiativ för att driva arbetet framåt. Med din lösningsorienterade inställning och prestigelösa attityd bidrar du till en smidig vardag för både linjechefer och kollegor.

Övrig information

• Start: Omgående (max 1 månads uppsägningstid)
• Omfattning: Deltid, ca 1-4 dagar/veckan + heltid under jul/sommarledihet
• Placering: Kungsgatan 109, Uppsala

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett Cv. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

För våra deltidstjänster behöver du som sökande en annan huvudsaklig sysselsättning på minst 50 %, detta kan till exempel vara studier eller en annan anställning. (t. ex. studier, annan anställning, eget företagande, föräldraledighet eller liknande).

Novavax

Läs mer om hur Novavax presenterar sig på deras hemsida - HÄR!