VD-assistent/Kontorsansvarig till Prevent!

Om tjänsten

Prevent förmedlar kunskaper som hjälper företagen att förbättra arbetsmiljön. De underlättar för arbetsplatserna att skapa en god arbetsmiljö genom att informera, utbilda och ta fram användbart stöd i arbetsmiljöarbetet. Prevent är en ideell organisation med cirka 40 anställda som ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK. Det innebär att allt de gör är framtaget av arbetsgivare och fackförbund tillsammans.

Nu söker Prevent via oss en VD-assistent/kontorsansvarig för att stötta upp i det dagliga arbetet på kontoret. I rollen blir du en central nyckelperson på kontoret. Du kommer att arbeta nära både adminchefen och VD:n i en roll som spänner över allt från kvalificerad mötesadministration till operativ kontorsservice. Detta är ett konsultuppdrag på heltid med start omgående och förväntas pågå fram till september. Verksamheten håller stängt under veckorna 29–31, vilket ger utrymme för en sammanhängande sommarledighet.

Detta är ett konsultuppdrag vilket innebär att du blir anställd hos Academic Work och arbetar som konsult hos Prevent. Du kommer arbeta 100% på plats i Prevents fina lokaler vid Mariatorget, och arbetstiderna är normala kontorstider.

Du erbjuds:

• En unik inblick i ledningsarbete: Du får arbeta nära ledningen och stötta i frågor som rör styrelsearbete och stiftelseförvaltning.
• Variation i vardagen: En roll där ingen dag är den andra lik och där du får ta stort eget ansvar för kontorets trivsel.
• En coachande miljö: Du får arbeta i ett prestigelöst team med erfarna kollegor som stöttar dig i din utveckling.

Arbetsuppgifter

Som VD-assistent och kontorsansvarig hos Prevent har du en bred roll med "högt och lågt"-anda. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar:

• Ledningsstöd: Hjälpa VD och adminchef med mötesbokningar, framtagning av handlingar och hantering av styrelseportalen.
• Kontorsansvar: Se till att kontoret är representativt, sköta kaffemaskiner, köpa in material och förbereda konferensrum.
• Administration: Viss administration kring stipendier.
• Kundservice: Hantera inkommande mejl och samtal från kunder.

Vi söker dig som

• Har en avslutad gymnasieutbildning, gärna med inriktning ekonomi eller administration.
• Har viss erfarenhet av administrativt arbete eller serviceyrken (t.ex. reception eller kontorsservice).
• Är en van användare av Office 365, i synnerhet Teams.
• Har en mycket god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.
• Förstår vikten av formalia och ordning i administrativa processer.

Det är meriterande om du har

• Erfarenhet av liknande roll som kontorskoordinator eller administrativ assistent.
• Erfarenhet av att arbeta med styrelseportaler eller dokumenthanteringssystem.
• Intresse för AI-verktyg (t.ex. Copilot) som stöd i arbetsvardagen.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• För att trivas i rollen ser vi att du är en lösningsorienterad person som ser vad som behöver göras innan någon ber om det. Du är prestigelös och hoppar gladeligen in där det behövs, oavsett om det handlar om att kopiera viktiga dokument eller fixa med kontorets praktiska detaljer. Vidare har du en hög social kompetens, är trygg i att möta olika typer av människor och har en fingertoppskänsla för när du behöver kliva fram respektive hålla dig i bakgrunden.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.